У Латвії з 2026 року український кваліфікований електронний підпис із довірчого списку Єврокомісії має ту саму юридичну силу, що й власноручний. В інших країнах ЄС той самий КЕП важить менше: там його визнають лише на рівні удосконаленого підпису. Для компанії, яка укладає договори з європейськими партнерами, від цієї різниці залежить, чи досить підписати контракт у «Дії», чи доведеться оформлювати європейський підпис.
Гучна теза про «автоматичне визнання з 2027 року» теж потребує уточнення: поки це пункт робочого плану, а не норма, на яку можна спиратися в договорі.
Який статус має український КЕП у країнах ЄС
У травні 2023 року Єврокомісія провела технічну оцінку української системи електронних підписів і підтвердила, що вона відповідає вимогам ЄС. Україна стала першою державою поза Євросоюзом, яку внесли до списку довіри третіх країн TC AdES LOTL. Відтоді європейські системи можуть автоматично перевіряти українські підписи й печатки на цифрових документах.
Перевірка — це ще не рівність. У країнах ЄС український КЕП вважається удосконаленим електронним підписом. Такий підпис має юридичну силу, і його можуть приймати в суді, але власноручному підпису в усіх державах-членах за регламентом eIDAS рівнозначний лише європейський кваліфікований. Саме такий подвійний статус має Дія.Підпис-EU: в Україні він кваліфікований, у ЄС — удосконалений.
У зворотному напрямку Україна вже визнає кваліфіковані довірчі послуги ЄС, тож європейський КЕП партнера має юридичну силу і в українському документообігу.
Що змінила Латвія і чому це поки виняток
Латвія пішла далі за загальну європейську норму. Після змін до латвійського Закону про електронні документи, що набули чинності у 2026 році, український КЕП визнається там рівнозначним власноручному підпису. Умова одна: підпис має належати до переліку, внесеного до довірчого списку третіх країн Єврокомісії.
Це рішення національного рівня, а не спільне для ЄС. Договір із партнером у Польщі, Німеччині чи Чехії досі підпадає під загальне правило, і там український КЕП лишається удосконаленим підписом.
Які документи можна підписувати українським КЕП
Для більшості комерційних документів рівня удосконаленого підпису достатньо, якщо сторони заздалегідь домовились про такий спосіб підписання. Обмеження стосуються дій, які регулює держава, а також країн, де eIDAS не застосовується.
| Ситуація | Чи достатньо українського КЕП | Що врахувати |
|---|---|---|
| Договір, NDA, рахунок чи акт із партнером у ЄС | Так, на рівні удосконаленого підпису | Прямо зафіксувати в договорі, що сторони визнають такий підпис |
| Будь-який документ із контрагентом у Латвії | Так, як власноручний підпис | Лише для КЕП із довірчого списку третіх країн Єврокомісії |
| Податкова звітність чи статут компанії в країні ЄС | Ні | Потрібен європейський кваліфікований підпис |
| Документи з партнером у Великій Британії чи Швейцарії | Залежить від місцевого права | eIDAS там не діє, умови про підпис треба прописати в самому договорі |
Тип підпису впливає не лише на стосунки з партнером. Банк, проводячи платіж нерезиденту, дивиться на договір та інвойс, і сумніви щодо їхнього оформлення можуть затримати операцію — детальніше про це в матеріалі про оплату іноземним підрядникам без блокування рахунку.
Як європейський партнер перевірить ваш підпис
Партнерові не потрібна українська програма. Статус постачальника довірчих послуг можна знайти в загальноєвропейському сервісі Trusted List Browser, а сам підпис перевіряється європейськими засобами валідації, бо українські підписи відповідають стандартам ETSI.
Щоб перевірка пройшла без технічних питань, надсилайте файл із вбудованим підписом, а не скан підписаного документа. Формат варто погодити заздалегідь: для PDF поширений PAdES, для кількох файлів в одному пакеті — контейнер ASiC-E.
Чи запрацює автоматичне визнання з 2027 року
У березні 2025 року Мінцифри повідомило про оновлений спільний з ЄС робочий план: у 2026 році Євросоюз мав визнати окремі українські електронні підписи й печатки, а з 2027 року — надати автоматичне визнання всім українським засобам електронної ідентифікації.
Юридичний механізм визначає стаття 14 регламенту eIDAS: довірчі послуги з третьої країни рівнозначні кваліфікованим європейським лише тоді, коли їх визнано угодою між ЄС і цією країною. За останньою публічною інформацією, таку угоду між Україною та ЄС ще не укладено, і новіших офіційних оновлень щодо її підписання не з’являлося.
Тому 2027 рік — це цільова дата плану, а не дедлайн, закріплений у праві. Будувати договори на припущенні, що з 1 січня 2027 року український КЕП у всіх країнах ЄС стане рівнозначним європейському, передчасно.
Що варто прописати в договорі вже зараз
- Спосіб підписання. Пряма умова, що сторони визнають електронні підписи, зокрема удосконалені, і що підписаний так документ має силу оригіналу.
- Формат файлу. Узгоджений формат підпису, наприклад PAdES, щоб документ однаково відкривався й перевірявся в обох сторін.
- Документи-винятки. Перелік документів, для яких потрібен європейський кваліфікований підпис або паперовий оригінал.
- Країна партнера. Для Латвії достатньо чинного закону, для Великої Британії чи Швейцарії умови про підпис треба сформулювати окремо.
Для компаній, які тільки виходять на європейський ринок, це питання варто закрити разом із рештою експортної підготовки, про яку ми писали в матеріалі про вихід малого бізнесу на експорт і валютну виручку. Коли угоду з ЄС буде підписано, умову про тип підпису в договорі можна буде спростити, але до того вона захищає обидві сторони.